Statuts de l'association AEGIS

PREAMBULE
Il est formé, entre les soussignés, ainsi que les personnes, physiques ou morales qui adhéreront par la suite aux présents statuts, une association déclarée, régie par la loi de 1901.


Article 1 : NOM
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, sous la dénomination de « Aegis »


Article 2 : OBJET
Cette association a pour objet :
- de permettre aux participants de GN (jeux de rôle Grandeur Nature) de se rencontrer, d'organiser des événements ludiques autour de cette activité ;
- de promouvoir, par le biais de manifestations ou de tout autre moyen non contraire aux dispositions régissant la présente association, l’association ou les jeux et activités dont elle assure l’organisation ;
- plus généralement, toutes opérations pouvant se rattacher directement ou indirectement à l’objet social ou à tout objet similaire ou connexe et notamment par la participation de l’association, par tous moyens, directement ou indirectement, dans toutes opérations financières, civiles, mobilières ou immobilières lui permettant d’en assurer sa réalisation.


Article 3 : DURÉE
La durée de l'association est illimitée.


Article 4 : SIÈGE SOCIAL
Le siège social est fixé à TOURNOISIS.
Le siège social peut être transféré sur seule décision du Bureau, sous réserve de ratification par la prochaine Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire.
Lors d’un transfert décidé par le Bureau, celui-ci est autorisé à modifier les statuts et à procéder aux formalités de publicité et de dépôt qui en résultent à la condition d’indiquer que le transfert est soumis à la ratification visée ci-dessus.


Article 5 : MOYENS D'ACTION
Les moyens d'action de l'association sont :
- la mise en place et le développement d'un forum pour la communauté de joueurs,
- l'organisation régulière ou ponctuelle d'événements pour les membres de l'association,
- l'organisation ponctuelle d'événements pour les non membres soit dans le cadre d'initiation soit dans le cadre de conventions soit dans le cadre de compétitions ludiques,
- et plus généralement, tout autre moyen nécessaire permettant ou facilitant la réalisation directe ou indirecte de l’objet de l’association visé à l’article 2 des présents statuts.


Article 6 : COMPOSITION
L'association se compose:

- De membres fondateurs.
Sont considérées comme tels, les personnes qui ont participé à la création de l'association :
o Jason DEFACQUE né le 09/03/1989 à Arras (62)
o Thomas PELLERIN né le 03/07/1992 à Orange (84)
o Loïs Cartigny née le 27/05/1997 à Albstadt Ebingen (Allemagne)
o Maxime Servantie né le 16/09/1994 à Trappes (78)
o Kévin Bertholom né le 19/04/1990 à Longjumeau (91)
o Pierre Cartigny né le 22/09/1999 à Saumur (49)

- De membres actifs.
Le statut de Membres Actifs est reconnu lorsque les membres concernés :
o Adhèrent aux présents statuts et au règlement intérieur de l’association si cette dernière en a adopté un,
o Versent régulièrement la cotisation annuelle dont le montant est fixé par le Bureau et validé lors de l'Assemblée Générale Ordinaire,
o Contribuent activement à la réalisation des objectifs de l’association.

- De membres d'honneur.
Ce titre honorifique peut être conféré et retiré par le Bureau et validé lors de l'Assemblée Générale Ordinaire, à sa seule discrétion, aux personnes n'ayant pas adhéré à l'association mais qui ont rendu des services notables à celle-ci.
Ils sont dispensés du versement d'une cotisation.
Ils peuvent assister aux Assemblées Générales avec simple voix consultative et ne sont ni électeurs, ni éligibles.
Si le membre d’honneur s’acquitte de la cotisation annuelle, il perd la qualité de membre d’honneur et acquiert la qualité de membre actif pour l’exercice en cours.
Au terme de cet exercice, et si la cotisation pour l’exercice suivant n’a pas été acquittée, il perd sa qualité de membre actif et redevient membre d’honneur.

- De membres bienfaiteurs
Ce sont les personnes qui ont apporté une contribution financière importante à l'association.
Sont également membres bienfaiteurs, les personnes ayant consenti un apport mobilier ou immobilier à l'association.
Ce titre honorifique peut être conféré temporairement ou définitivement par les membres fondateurs et validé lors de l'Assemblée Générale Ordinaire.


Article 7 : PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE
La qualité de membre de l'association se perd :
- par démission adressée par lettre au président de l'association,
- par décès,
- en cas de non paiement de la cotisation annuelle,
- en cas de refus d’acceptation des conditions d’adhésion à l’association
- en cas d'exclusion définitive prononcée par la majorité absolue des membres fondateurs pour motif grave, notamment pour toute action portant ou tendant à porter atteinte aux intérêts matériels et moraux de l'association.
Dans cette hypothèse, la décision est notifiée au membre exclu dans les 15 jours qui suivent la décision par tout moyen de communication écrit retenu par les membres fondateurs.
Le membre exclu peut, dans un délai de 7 jours suivant réception de la notification, demander par un écrit auprès d’un des membres fondateurs à être entendu par ces derniers aux fins de contester cette exclusion.
Les membres fondateurs, lors d’une de leurs réunions, peuvent convoquer par tout moyen le membre afin qu’il puisse exposer ses réclamations. Les membres fondateurs décideront dès lors, sans qu’ils aient obligation de se justifier, du maintien ou de la suspension de l’exclusion.
Cette décision est définitive.


Article 8 : RESSOURCES DE L'ASSOCIATION
Les ressources de l'association se composent:
- des éventuelles cotisations versées par les membres qui en sont redevables. La cotisation est fixée annuellement par le Bureau et validée lors de l'Assemblée Générale Ordinaire annuelle.
Tous les membres sont soumis à cotisation en dehors des exceptions visées à l’article 6 des présents statuts. Le paiement de la cotisation intervient par règlement annuel dont le recouvrement à lieu lors de l’adhésion et/ou la ré adhésion des membres à la demande du Trésorier adressée par lettre simple ou par courrier électronique au membre,
- des subventions qui peuvent lui être accordées par l'Etat et autres collectivités publiques,
- des capitaux provenant des économies réalisées sur son budget annuel,
- des dons manuels, notamment dans le cadre du mécénat,
- des intérêts et revenus des biens et valeurs appartenant à l'association,
- de toute autre ressource autorisée par la loi.


Article 9 : COMPTABILITE
La comptabilité est tenue selon les règles légales par le Trésorier.
Le Trésorier doit présenter au Bureau le rapport budgétaire au moins une fois par an et tenir les écritures à la disposition permanente du Bureau.
Ces écritures devront également être mises à la disposition des membres du Bureau préalablement à chacune de ses réunions.
Le Trésorier présentera également un rapport financier à chaque Assemblée Générale Ordinaire.
Chaque exercice social a une durée d’une année qui commence le 1er août et s’achève le 31 juillet.


Article 10 : MEMBRES FONDATEURS
10.1 Composition
L’association est administrée par l'ensemble des membres fondateurs, tel que listé dans l'article 6.
Pour pouvoir user de ses prérogatives de membre fondateur, ce dernier doit aussi avoir le statut de membre actif.

10.2 Pouvoirs et rôles des membres fondateurs
Les membres fondateurs déterminent les orientations de l’activité de l’association, participent et veillent à leur mise en oeuvre. Sous réserves des pouvoirs expressément attribués aux assemblées de sociétaires et dans la limite de l’objet social, il se saisit de toute question intéressant la bonne marche de l’association et règle par ses délibérations les affaires qui la concernent.
Les membres fondateurs sont seuls habilités à recevoir les procurations des membres pour l’Assemblée Générale.
Les membres fondateurs procèdent aux contrôles et vérifications qu’il juge opportuns.
En outre, les membres fondateurs exercent les pouvoirs spéciaux qui lui sont conférés par la loi et les présents statuts.


Article 11 : BUREAU
Un bureau est composé de :
- un président et/ou un vice-président,
- un secrétaire et/ou un secrétaire adjoint,
- un trésorier et/ou un trésorier adjoint.
Les membres du bureau sont élus pour 1 an par l'ensemble des membres actifs de l'association lors de l'Assemblée Générale Ordinaire et les membres sortants sont rééligibles s’ils le souhaitent.
Les suppléants sont également élus. Leur fonction est équivalente à celle de la personne suppléée en cas d’absence ou d’incapacité à accomplir leur tâche.
Le bureau dispose de tous les pouvoirs pour assurer la gestion courante de l'association.


Article 12 : LE PRESIDENT
Le Président est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de l’association. Il exerce ses pouvoirs dans la limite de l’objet social et sous réserves de ceux que la loi
et les présents statuts attribuent aux assemblées de sociétaires, aux membres fondateurs et autres membres du bureau.
Il représente l’association dans ses rapports avec les tiers.
Les membres fondateurs peuvent le révoquer à tout moment en cas de manquement avéré.
Il rend compte de sa gestion devant les membres fondateurs chaque fois que ces derniers en font la demande.
Le président convoque les assemblées générales et les préside. En cas d'absence, il est remplacé par le Vice-président ou le Secrétaire.
Il fait ouvrir et fonctionner au nom de l'association, auprès de toute banque ou tout établissement de crédit, tout compte de dépôt ou compte courant.
Il crée, signe, accepte, endosse et acquitte tout chèque et ordre de virement sous réserve de la signature conjointe du Trésorier ou de la personne mandatée pour cela par ce dernier pour les montants unitaires supérieurs à 50 euros hors taxes.
Il peut déléguer à tout membre fondateur tout ou partie des pouvoirs ci-dessus énoncés pour une série d’opérations et/ou une période de temps limitée.
Toutefois, la représentation de l'association en justice, à défaut du président, ne peut être assurée que par un mandataire agissant en vertu d'un pouvoir spécial.


Article 13 : LE SECRETAIRE
Le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives.
Il rédige les procès-verbaux de réunions des assemblées et du Conseil d'Administration et, en général, toutes les écritures concernant le fonctionnement de l'association, à l'exception de celles qui concernent la comptabilité.
Il tient le registre spécial prévu par l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901, et les articles 6 et 31 du décret du 16 août 1901, ainsi que tout autre registre prévu par les présents statuts, ou le Règlement Intérieur de l’association s’il y en a un.
Il assure l'exécution des formalités prescrites par lesdits articles et certifie conforme tout document relatif à l’administration, à la direction et à la gestion de l’association.


Article 14 : LE TRESORIER
Le Trésorier est chargé de la gestion financière de l’association et perçoit les recettes.
Il autorise le Président à effectuer les paiements dans la limite de 50 euros hors taxes, et effectue conjointement avec le Président les transactions dont les montants sont supérieurs.
Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations et établit un rapport financier qui sera lu à l'assemblée générale ordinaire annuelle appelée à approuver les comptes clos de chaque exercice.
Il rend compte de sa comptabilité auprès des membres fondateurs chaque fois qu'ils en font la demande.


Article 15 : ASSEMBLEES GENERALES
Les Assemblées Générales se composent de tous les membres tels que définis à l’article 6 des présents statuts et selon les prérogatives qui leurs sont reconnues en vertu du même article.
Les décisions sont obligatoires pour tous. Les assemblées générales sont ordinaires ou extraordinaires.
Pour prendre part au vote, les membres autorisés doivent remplir les conditions suivantes :
- être âgés de plus de 16 ans,
- être à jour de cotisation à la date de convocation de l'assemblée générale.
Les membres absents (et non représentés en vertu d’une procuration spéciale) confèrent pouvoirs au président de l’assemblée, sauf s’ils l’ont expressément refusé lors de leur adhésion, d’émettre en leurs
noms un vote favorable à l’adoption des résolutions présentées ou agréées par le Bureau et un vote défavorable à l'adoption de tous les autres projets de résolutions, lors de la réunion de l’Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire appelée à statuer sur l’approbation des comptes de l’exercice écoulé.
Pour émettre tout autre vote, les sociétaires doivent renseigner une procuration donnant pouvoir à un membre fondateur qui accepte de voter dans le sens indiqué par le mandant.
En cas d'absence d'une procuration signée par le mandant et le membre fondateur chargé de le représenter, la demande ne pourra être considérée.

15.1 Assemblée Générale Ordinaire
L'assemblée générale est convoquée au moins une fois par an et chaque fois que nécessaire par lettre simple ou sous toute forme de télécommunication électronique si les sociétaires intéressés ont préalablement consentis à cette forme de convocation lors de leur adhésion et s’ils ont communiqué leur adresse électronique à cet effet, 30 jours au moins avant la date de l’Assemblée, par le président ou à la demande de au moins 66% des membres.
L'ordre du jour est fixé par le président, ou à défaut par les membres fondateurs.
Les Assemblées sont présidées par le Président ou, en son absence par le Vice-président, le secrétaire/ un membre fondateur spécialement délégué à cet effet par ces derniers. A défaut, l’Assemblée élit elle-même son président.
Le président de l’Assemblée Générale fait lecture du rapport de gestion du Bureau et du rapport sur la situation financière de l’association.
Il dirige les débats et fait procéder aux votes des résolutions telles que prévues à l’ordre du jour.
L’Assemblée Générale approuve les comptes de l’exercice clos et se prononce sur toute autre question figurant à l’ordre du jour.
Elle a également pour vocation de permettre l’élection du nouveau Bureau.
Les décisions de l’Assemblée Générale Ordinaire ne sont soumises à aucun quorum.
Il est tenu une feuille de présence des membres appelés à participer aux Assemblées Générales telle que conforme aux membres enregistrés par l’association et inscrits dans le registre spécial des membres conservé par le secrétaire au jour de l’Assemblée.
Les délibérations de l'assemblée générale sont prises à main levée tandis que l’élection du Bureau se fera via un bulletin de vote.

15.2 Assemblée Générale Extraordinaire
L'Assemblée Générale Extraordinaire a seule compétence pour modifier les statuts, décider la dissolution de l'association et l'attribution des biens de l'association, sa fusion avec toute autre association poursuivant un but analogue, son affiliation à une union d'associations ou tout autre point décidé par les membres fondateurs.
Elle doit être convoquée spécialement à cet effet par les membres fondateurs, par le président ou à la requête de 66% des membres de l'association dans un délai de 15 jours avant la date fixée.
Cette convocation pourra être réalisée par tout mode accepté par les membres (écrits ou électroniques).
La convocation doit indiquer l'ordre du jour et comporter en annexe le texte de la modification proposée.
Les modifications statutaires ne peuvent être proposées à l'assemblée générale extraordinaire que par les membres fondateurs.
Elle doit être composée de membres présents ayant le droit de vote aux assemblées ainsi que d'au moins un membre fondateur.
Les décisions de l’Assemblée Générale Extraordinaire ne sont soumises à aucun quorum.
Il est tenu une feuille de présence des membres appelés à participer aux Assemblées Générales telle que conforme aux membres enregistrés par l’association et inscrits dans le registre spécial des membres conservé par le secrétaire au jour de l’Assemblée.
Les délibérations de l'assemblée générale sont prises à main levée.
Le scrutin à bulletin secret pourra être demandé par les membres fondateurs (avis en sera alors fait mention sur la convocation).


Article 16 : REGLEMENT INTERIEUR
Un règlement intérieur pourra être établi et librement modifié par les membres fondateurs, pour fixer les modalités d’exécution des présents statuts et des activités de l’association.
Ce règlement intérieur sera ensuite approuvé par les membres fondateurs et pourra, sur décision de ce dernier, faire l’objet d’une validation définitive en Assemblée Générale.
Ce règlement intérieur s’impose à tous les membres de l’association.


Article 17 : DISSOLUTION
En cas de dissolution anticipée de l’association, l’Assemblée Générale Extraordinaire règle le mode de liquidation et nomme un ou plusieurs liquidateurs dont elle détermine les pouvoirs et qui exercent leurs fonctions conformément à la loi.
La nomination des liquidateurs met fin aux fonctions du Président, du Secrétaire et du Trésorier.
Les sociétaires sont convoqués en fin de liquidation pour statuer sur le compte définitif, sur le quitus de la gestion des liquidateurs et la décharge de leur mandat, et pour constater la clôture de la liquidation.
La clôture de la liquidation est publiée conformément à la loi.


Article 18 : PROCES-VERBAUX
Les délibérations et résolutions des assemblées générales sont établies, sur des feuillets numérotés paraphés par le président et consignés dans un registre spécial, conservés au siège de l'association ou par le Secrétaire.
Des copies numériques de ces actes seront également conservées de la manière qui sera définie comme étant la plus opportune.


Article 19 : FORMALITES
Le président, au nom du bureau, est chargé de remplir les formalités de déclarations et de publications prévues par la loi du 1er juillet 1901 et par le décret du 16 août 1901.
Les membres fondateurs peuvent donner mandat exprès à toute personne de leur choix pour accomplir les formalités de déclarations et de publications prévues par la loi du 1er juillet 1901 et par le décret du 16 août 1901.
Les statuts initiaux ont été approuvés lors de l'assemblée générale constitutive le 30 juin 2018.
Ils ont été établis en autant d'exemplaires que de parties intéressées, dont deux pour la déclaration et un pour l'association.